Privacybeleid - Virgula

Laatst bijgewerkt: 1 oktober 2025

Wie zijn wij?

Virgula is een platform dat je ondersteunt bij ontwikkeling, reflectie en groei — persoonlijk, professioneel of binnen je organisatie.
We vinden het belangrijk dat jouw persoonsgegevens goed beschermd worden. Daarom verwerken we die alleen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Welke gegevens verwerken we?

We verwerken alleen persoonsgegevens die nodig zijn om onze diensten goed te kunnen aanbieden. Afhankelijk van hoe je Virgula gebruikt, kan het gaan om:

Deelnemers of gebruikers: naam, contactgegevens, profielinformatie, voortgang, reflecties of ingevulde formulieren.
Professionals of begeleiders: NAW-gegevens, contactgegevens, functie, organisatie, notities of gespreksverslagen.
Accounts: e-mailadres, inloggegevens, voorkeuren, en technische gegevens (zoals IP-adres, browser, apparaat).
Communicatie: berichten, notities en verslagen binnen Virgula.

We verwerken geen bijzondere persoonsgegevens, tenzij dat strikt noodzakelijk is en er een wettelijke grondslag voor bestaat.

Waarvoor gebruiken we jouw gegevens?

Jouw gegevens gebruiken we uitsluitend om Virgula goed te laten werken, waaronder:

Het beheren van jouw account en profiel.
Het bewaren van je voortgang, reflecties of gesprekken.
Het maken van rapportages of analyses om de dienstverlening te verbeteren.
Het beveiligen en onderhouden van het platform.
Het bieden van ondersteuning wanneer je contact met ons opneemt.

AI en taalmodellen

Voor bepaalde functies maakt Virgula gebruik van OpenAI’s API (Large Language Models) — bijvoorbeeld om teksten te genereren of inhoud te analyseren.

Gegevens die via de OpenAI-API lopen, worden niet gebruikt om modellen te trainen.
OpenAI kan data tijdelijk opslaan voor misbruikdetectie, maar verwijdert deze daarna.
Je gegevens blijven altijd jouw eigendom en worden alleen gebruikt voor het doel waarvoor je ze invoert.
Waar mogelijk passen we pseudonimisering en encryptie toe voor extra bescherming.

Op basis waarvan verwerken we jouw gegevens?

We verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer dat mag volgens de wet, bijvoorbeeld:

omdat dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou;
omdat je hiervoor toestemming hebt gegeven;
omdat we daartoe wettelijk verplicht zijn;
of omdat we een gerechtvaardigd belang hebben, zoals het beveiligen van ons platform.

Hoe lang bewaren we jouw gegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk:

Gebruikers- en deelnemersgegevens: maximaal 2 jaar na het laatste contact (tenzij je toestemming geeft om ze langer te bewaren).
Administratieve gegevens: zolang de wet dat vereist (bijvoorbeeld loon- of factuurgegevens: 7 jaar).
Accounts: tot je account wordt verwijderd.

Met wie delen we jouw gegevens?

We delen jouw gegevens alleen met:

Verwerkers die nodig zijn om onze diensten te leveren (zoals hosting, e-mail of softwareleveranciers).
Wettelijke instanties, als dat verplicht is (bijvoorbeeld de Belastingdienst).

We verkopen jouw gegevens nooit aan derden.