Zo werkt Virgula in de praktijk -Virgula

De vijf stappen van Virgula Zorgplanning

1

Forecast

Hoeveel zorg is nodig?

2

Capaciteit

Wie is er beschikbaar?

3

Beschikbaarheid

Op welk tijdstip?

4

Planning

Wie bezoekt wie?

5

Routes

Optimale volgorde

💡

Tip: De stappen bouwen op elkaar voort. Een correcte forecast en een actueel rooster zijn de basis voor een goede automatische planning.

1

Forecast

Forecast → overzicht per periode

Situatie

Je wilt weten hoeveel zorgvraag er op welke dag verwacht wordt, zodat je de capaciteit hierop kunt afstemmen. De forecast vormt de basis voor alle volgende stappen.

1

Ga naar Forecast

Klik op ‘Forecast’ in de navigatiebalk. Je ziet een overzicht per afdeling en periode.

2

Selecteer periode en afdeling

Kies de gewenste maand of kwartaal en filter op afdeling.

3

Bekijk de prognose

De grafiek toont de verwachte zorgvraag per week in FTE of uren.

💡

Scenario’s: De forecast is handmatig in te voeren en aan te passen via scenario’s in Set up → Scenario’s. Een zonnescenario (☀️) simuleert lagere vraag, een regenscenario (🌧️) hogere vraag.

Resultaat

Inzicht in de verwachte zorgvraag per dag en afdeling.
Basis voor de capaciteitsplanning in de volgende stap.
Scenario’s maken het mogelijk om te plannen voor verschillende situaties.

2

Capaciteitsplanning

Capaciteit → Basisrooster

Situatie

Je wilt een werkrooster opstellen dat aansluit bij de zorgvraag. Het basisrooster bepaalt de standaard werktijden per verpleger en vormt de basis voor de dagelijkse planning.

1

Ga naar Capaciteit → Basisrooster

Selecteer de afdeling en de gewenste periode (bijv. 4 weken).

2

Genereer een voorzet

Klik op ✦ Voorzet. Het systeem vult het rooster automatisch op basis van de forecast en CAO-regels.

3

Controleer en pas aan

Rode cellen wijzen op tekorten, groene op overschot. Klik op een cel om een dienst te wijzigen.

4

Sla op

Klik op Opslaan. Het rooster wordt doorgezet naar de weekplanning.

💡

Diensten: Nieuwe diensten aanmaken kan via Set up → Diensten configuratie. Een dienst bevat de code, start- en eindtijd en netto uren (bijv. D1: 08:00–16:00).

Resultaat

Rooster sluit aan bij de forecast – tekorten zijn direct zichtbaar.
CAO-regels worden gerespecteerd bij de voorzet.
Basis voor de beschikbaarheidscheck in de planning.

3

Beschikbaarheid

Capaciteit → Planning → Tijdgebonden

Situatie

Het systeem bepaalt automatisch welke verplegers op een specifieke dag inzetbaar zijn voor patiëntzorgmomenten — op basis van het weekrooster.

Een verpleger is beschikbaar als:

Er een werkdienst staat in het rooster op die datum (bijv. D1, O1).
De dienst meer dan 0 uren heeft.
Er geen verlof staat (Holiday, Sick, ADV, TVT, etc.).

De starttijd van de dienst bepaalt de persoonlijke dagstart:

D1 begint om 08:00 → verpleger start om 08:00 met zorgmomenten.
O1 begint om 10:00 → verpleger start pas om 10:00.

💡

CAO-blokkades: Verplegers die geblokkeerd zijn door een tijdgebonden CAO-regel worden ook uitgesloten van de planning, ook al hebben ze een werkdienst.

Resultaat

Alleen beschikbare verplegers worden ingepland.
Verlof en CAO-blokkades worden automatisch gerespecteerd.
De persoonlijke dagstart wordt bepaald door de dienst — geen handmatige instelling nodig.

4

Planning

Planning → Genereer voorstel → Bevestigen

Situatie

Je wilt de zorgmomenten van vandaag automatisch verdelen over de beschikbare verplegers. Het systeem houdt rekening met het rooster, de bezoek-verpleger koppeling en de CAO-regels.

Planning genereren

1

Ga naar Planning en selecteer de datum

Navigeer met de pijltjes naar de gewenste dag.

2

Klik op ‘Genereer voorstel’

Het systeem berekent de optimale verdeling.

3

Controleer de tijdlijn

Elke verpleger krijgt een rij met zijn stops. Ongedekte zorgmomenten verschijnen in een oranje waarschuwingsblok.

4

Pas aan via drag & drop

Sleep stops naar een andere positie of andere verpleger. Rijtijden worden direct herberekend.

5

Klik op ‘Bevestigen’

Na bevestiging ontvangen verplegers automatisch een e-mailnotificatie met hun dagroute.

⚠️

Ongedekte bezoeken: Als een zorgmoment niet ingepland kan worden, verschijnt het oranje onder de tijdlijn. Oorzaken: geen verpleger beschikbaar die dag, of geen verplegers gekoppeld aan het zorgmoment.

Hoe verdeelt het systeem?

Verzamel alle zorgmomenten die op die dag gepland staan.
Check welke verplegers een werkdienst hebben (weekrooster).
Sluit verplegers uit met CAO-blokkades.
Wijs elk zorgmoment toe aan de verpleger met de minste werkbelasting (bin packing).
Bereken de optimale volgorde per verpleger (nearest-neighbour routing).

Resultaat

Automatische verdeling — geen handmatig toewijzen meer.
CAO-regels en roosters worden automatisch gerespecteerd.
Ongedekte zorgmomenten zijn direct zichtbaar — de planner kan ingrijpen.
Na bevestiging ontvangen verplegers een e-mailnotificatie.

5

Routes

Routes → verpleger selecteren → Kaart / Tabel

Situatie

Na het bevestigen van de planning wil je de dagelijkse rijroutes per verpleger bekijken — inclusief de optimale volgorde, rijtijden en de kaart.

1

Ga naar Routes

Klik op ‘Routes’ in de navigatie. Selecteer een verpleger via de tabs bovenaan.

2

Bekijk de kaart

De kaart toont de volledige route: 🏠 thuisadres → genummerde stops → terug naar huis. De kaart zoomt automatisch in op de volledige route.

3

Schakel naar Tabel

De tabel toont alle stops met patiëntnaam, behandeltijd, rijtijd en afstand.

🗺️

Routeberekening: Routes worden berekend via OpenStreetMap (OSRM). De routelijn wordt opgeslagen zodat de kaart snel laadt bij het volgende bezoek.

Resultaat

Visueel overzicht van de dagroute per verpleger op de kaart.
Rijtijden en afstanden per stop inzichtelijk in de tabel.
Totaaloverzicht: rijden, behandelen, buffer en terugreis.

Begrippen

Begrip	Omschrijving
Bezoek	Een gepland contactmoment met een patiënt, met eigen tijdvenster en behandeltijd.
Tijdvenster	De periode waarbinnen een zorgmoment kan plaatsvinden, bijv. 08:00–12:00.
Bin packing	Het algoritme dat zorgmomenten zo gelijk mogelijk verdeelt over verplegers op basis van behandeltijd.
CAO-regels	Tijdgebonden regels die bewaken dat verplegers niet te veel of te weinig werken.
Dag_start	Het vroegste moment waarop een verpleger kan beginnen, bepaald door de dienst uit het rooster.
Forecast	De prognose van de zorgvraag per dag en afdeling.
Geocoding	Het omzetten van een adres naar coördinaten voor routeberekening.
Nearest-neighbour	Het routealgoritme dat de kortste volgorde van stops berekent.
Ongedekt bezoek	Een bezoek waarvoor geen beschikbare verpleger kon worden gevonden op die dag.
Zorgprofiel	De categorie zorg die een patiënt nodig heeft (bijv. Wijkzorg, Palliatief).