Versie: 1.0 Laatst bijgewerkt: 20 juni 2026
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op het gebruik van Virgula, het workforce-planningsplatform van Virgula, inclusief het Virgula-dashboard en alle bijbehorende modules. Door een Virgula-omgeving aan te vragen of te gebruiken, ga je akkoord met deze voorwaarden.
1. Definities
- Virgula: het platform, inclusief het Virgula-dashboard en alle modules (Planning, Recruitment, Performance Management, Routeplanning, Management Informatie, Communicatie, Functioneel Beheer).
- Klant: de organisatie die een Virgula-omgeving aanvraagt en gebruikt.
- Gebruiker: een natuurlijk persoon die namens de Klant toegang heeft tot Virgula.
- Omgeving: de specifiek voor de Klant ingerichte instantie van Virgula, inclusief de daarin opgeslagen gegevens.
- Proefperiode: de tijdelijke, kosteloze periode van 14 dagen waarin een nieuwe Klant Virgula kan gebruiken voordat een betaalde overeenkomst wordt aangegaan.
2. Totstandkoming van de overeenkomst
2.1 Een Omgeving wordt aangemaakt nadat de aanvrager:
- een geldig e-mailadres heeft bevestigd via een verificatielink,
- de organisatiegegevens en een beheerdersaccount heeft ingevoerd,
- akkoord is gegaan met deze algemene voorwaarden.
2.2 Met het aanmaken van een Omgeving komt geen betaalde overeenkomst tot stand. De Omgeving wordt in eerste instantie geactiveerd als Proefperiode, zoals beschreven in artikel 3.
2.3 Virgula behoudt zich het recht voor een aanvraag te weigeren, bijvoorbeeld bij vermoeden van fraude, onjuiste gegevens of eerder misbruik.
3. Proefperiode
3.1 Een nieuw aangemaakte Omgeving is standaard 14 dagen kosteloos te gebruiken, te rekenen vanaf het moment van activatie.
3.2 Tijdens de Proefperiode heeft de Klant toegang tot de bij activatie geselecteerde modules van het Virgula-dashboard, met dezelfde functionaliteit als een betaalde Omgeving, tenzij anders aangegeven.
3.3 De Proefperiode is bedoeld om de Klant in staat te stellen Virgula te beoordelen voordat een betaalde overeenkomst wordt aangegaan. Aan de Proefperiode kunnen geen rechten worden ontleend ten aanzien van voortzetting, beschikbaarheid of bewaring van gegevens na afloop.
3.4 Verlenging. De Proefperiode kan op verzoek van de Klant eenmalig of meermalig worden verlengd. Een verlenging wordt alleen toegekend na contact met Virgula en is niet automatisch.
3.5 Einde van de Proefperiode. Indien voor het verstrijken van de Proefperiode geen betaalde overeenkomst tot stand is gekomen en geen verlenging is toegekend:
- vervalt de toegang tot de Omgeving automatisch na afloop van de 14 dagen (of de verlengde termijn);
- kan de Omgeving, inclusief alle daarin opgeslagen gegevens, na het verstrijken van de Proefperiode worden verwijderd. Virgula hanteert hierbij een bewaartermijn van 30 dagen na het verlopen van de Proefperiode, waarna gegevens definitief kunnen worden verwijderd;
- kan de Klant vóór het verstrijken van deze bewaartermijn alsnog een betaalde overeenkomst aangaan om de Omgeving en de daarin opgeslagen gegevens te behouden.
3.6 Virgula informeert de Klant per e-mail over het verlopen van de Proefperiode en de wijze waarop deze kan worden omgezet in een betaalde overeenkomst.
3.7 Aan een Proefperiode kunnen geen kosten worden verbonden, tenzij hierover voorafgaand uitdrukkelijk andere afspraken zijn gemaakt.
4. Overgang naar een betaalde overeenkomst
4.1 Na de Proefperiode kan de Klant een betaalde overeenkomst aangaan voor voortgezet gebruik van Virgula. De voorwaarden, looptijd en tarieven hiervan worden afzonderlijk schriftelijk (waaronder per e-mail) overeengekomen tussen de Klant en Virgula.
4.2 Continuïteit van de Omgeving. Indien de Klant vóór het verstrijken van de Proefperiode (of de verlengde termijn, zie artikel 3.4) een betaalde overeenkomst aangaat, wordt de bestaande Omgeving voortgezet. De tijdens de Proefperiode ingevoerde gegevens, instellingen en modulesamenstelling blijven behouden en hoeven niet opnieuw te worden ingericht, tenzij de Klant en Virgula anders overeenkomen.
4.3 De bij activatie of nadien gekozen modulesamenstelling blijft van toepassing bij de overgang naar een betaalde overeenkomst, tenzij partijen hierover andere afspraken maken (bijvoorbeeld uitbreiding of inperking van modules).
4.4 Geen automatische omzetting. Het enkele verstrijken van de Proefperiode leidt niet automatisch tot een betaalde overeenkomst en evenmin tot een betalingsverplichting voor de Klant. Een betaalde overeenkomst komt uitsluitend tot stand na uitdrukkelijke, schriftelijke bevestiging door beide partijen (bijvoorbeeld een ondertekende offerte, orderbevestiging of expliciete akkoordverklaring per e-mail).
4.5 Looptijd en opzegging. Tenzij in de betaalde overeenkomst anders is bepaald, geldt deze voor de overeengekomen looptijd en wordt deze na afloop stilzwijgend verlengd voor opeenvolgende perioden van gelijke duur, tenzij de Klant of Virgula de overeenkomst schriftelijk opzegt met inachtneming van een opzegtermijn van 1 maand vóór het einde van de lopende periode.
4.6 Tariefswijzigingen. Virgula kan de tarieven voor een volgende contractperiode wijzigen. Wijzigingen worden uiterlijk 3 maanden vóór het einde van de lopende periode aan de Klant kenbaar gemaakt. Indien de Klant niet akkoord is met een tariefswijziging, kan de Klant de overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de wijziging in zou gaan.
4.7 Geen overgang. Komt er geen betaalde overeenkomst tot stand binnen de Proefperiode (inclusief eventuele verlenging), dan is artikel 3.5 van toepassing en vervalt de toegang tot de Omgeving zoals daar beschreven.
5. Gebruik van de dienst
5.1 De Klant is verantwoordelijk voor het zorgvuldig gebruik van inloggegevens en voor alle handelingen die onder het account van de Klant of haar Gebruikers worden verricht.
5.2 De Klant zorgt ervoor dat de via Virgula ingevoerde gegevens juist, actueel en rechtmatig verkregen zijn.
5.3 Het is niet toegestaan Virgula te gebruiken op een wijze die in strijd is met de wet, de rechten van derden, of die de beschikbaarheid of integriteit van het platform in gevaar brengt.
6. Persoonsgegevens en contact
6.1 Virgula verwerkt persoonsgegevens van de Klant en haar Gebruikers in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en het privacybeleid van Virgula, beschikbaar via virgula.nl/privacybeleid.
6.2 Bij het aanmaken van een Omgeving kan de Klant afzonderlijk toestemming geven om door Virgula benaderd te worden over het gebruik van Virgula en eventuele vervolgstappen. Deze toestemming is optioneel en kan op elk moment worden ingetrokken door contact op te nemen met sales@virgula.nl.
7. Beschikbaarheid en wijzigingen
7.1 Virgula spant zich in om Virgula goed beschikbaar en functionerend te houden, maar garandeert geen ononderbroken beschikbaarheid.
7.2 Virgula mag de functionaliteit van Virgula, inclusief de samenstelling van modules, van tijd tot tijd wijzigen of uitbreiden.
8. Aansprakelijkheid
8.1 Virgula is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit het gebruik van Virgula tijdens de Proefperiode, behoudens in geval van opzet of bewuste roekeloosheid.
8.2 Voor schade die voortvloeit uit een betaalde overeenkomst gelden de aansprakelijkheidsbepalingen zoals vastgelegd in die overeenkomst.
9. Beëindiging
9.1 De Klant kan het gebruik van Virgula op elk moment beëindigen door contact op te nemen met Virgula.
9.2 Virgula kan de toegang tot een Omgeving opschorten of beëindigen bij overtreding van deze voorwaarden, of, zoals beschreven in artikel 3.5, automatisch na afloop van een niet-verlengde Proefperiode.
10. Wijzigingen van deze voorwaarden
10.1 Virgula kan deze algemene voorwaarden van tijd tot tijd wijzigen. De meest actuele versie is steeds te raadplegen via virgula.nl/voorwaarden.
10.2 Voor bestaande Klanten met een betaalde overeenkomst gelden wijzigingen pas na voorafgaande kennisgeving binnen een redelijke termijn.
11. Toepasselijk recht
11.1 Op deze voorwaarden en alle overeenkomsten met Virgula is Nederlands recht van toepassing.
11.2 Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Rotterdam, tenzij dwingend recht anders bepaalt.